February 28, 2008
Cuba’s Postal Service Faces New Challenges
February 28, 2008
Cuba’s Postal Service Faces New Challenges
LOURDES PEREZ NAVARRO AND RAUL LOPEZ (photos)
The Cuban postal service has received a deluge of letters and packages in recent years. To get an idea of the magnitude of the growth, the number of deliveries in 2007 was 47.6 percent higher than those of 2006. Meanwhile, at the end of January, statistics showed a 59 percent increase with regard to the same period of the previous year.
EVERY DAY THE POSTAL SERVICE INTERNATIONAL OFFICE
RECEIVES AN AVERAGE OF 160 PLUNDERED DELIVERIES.
The sharp increase has its origin in measures taken inside and outside the country. On the one hand, restrictions established by the Bush administration against Cuba in 2005; on the other, new regulations issued by Cuban Customs, which allows the entrance of computer components, electronic devices and other specified items.
Added to this is the large number of foreign scholarship students studying in Cuba and of tens of thousands of Cuban collaborators abroad. For the postal service the increasing arrival of packages is a real challenge.
A SHORTAGE OF STAMPS AT POST OFFICES
REFLECTS A LACK OF ORGANIZATION AND FORESIGHT.
Granma newspaper continually receives letters, telephone calls or E-mail messages with complaints related to the postal service. These include missing items in packages, opened letters, late delivery of newspapers to subscribers and a lack of cash at local postal offices to make payments on money wires.
GUARANTEEING POSTAL SECURITY
The postal service’s international exchange office’s first vice-president, Eliecer Blanco, explained that providing mail security includes two main aspects: investment and the human factor. With regard to the first, he assured that they are working hard to materialize projects aimed at improving organization.
The second one, he stressed, is essential. “We are currently evaluating the issue with Aero Varadero (the mail cargo company with which we process the customers’ claims to the airlines), TRASVAL (the main transport contractor for the postal service) and with Postal Customs, to guarantee that all parties fulfill their obligations.”
Blanco said that in the delivery process from sender to recipient the final movement corresponds to the Post Office, ultimately responsible for losses and plundering of mail. However, he noted that external entities participate in this process: “If we don’t organize ourselves and each individual doesn’t fulfill his or her obligations, problems are created. This leads us to the adoption of technical and organizational measures.”
He said some of the answers include an assessment of the flow from air terminals to Post Office units to minimize the time the mail is at these facilities; simplification of customs processes to speed up reception and distribution; automation of the process, and reaching agreement with the Astro Bus Co. for transporting postal cargo since the vehicles currently used to carry out that service are insufficient.
FIGHTING POSTAL THEFT
A tour of the areas of the Postal Service International Exchange office, in charge of sending and receiving mail to and from abroad, showed the conditions under which part of the postal cargo arrives.
After breaking the seal of origin and opening a bale, loose items that came from two different packages are scattered. Doubt prevails: What belonged to which? Was there something missing?
A few meters away from the bale, a worker was sealing a plastic bag. Inside was a letter, accompanied by a Postal Office certificate specifying that it had arrived to the country “with problems.” She explained that numerous letters are received opened or deteriorated, despite coming inside bags with security seals.
For us, affirmed the entity’s manager, Andres Echemendía, the most important thing is not where the crime occurred —the place of origin, the airport, during transportation, or here—, but to eliminate such crime, which mars the image of Cuba’s Postal Service.
In 2007, the office detected 22 criminal cases involving 25 workers, and informed the authorities. Thirty-seven consignments were involved and only 17 were recovered.
During that period, the Postal Service received more than 5,000 complaints from foreign sources. The responsibility of the Cuban entity was proved in a little over 400 cases and the corresponding compensation paid.
More than 700 complaints came from the population for different reasons including: package claims, deliveries outside of the established terms, and theft. The latter occurred essentially at the place of origin, above all when consignments go through a third country, which increases handling and favors theft.
The Postal Service opens a file for each claim, with the purpose of defining responsibilities, to apply disciplinary measures and to compensate clients if the Cuban entity’s responsibility is proven. In other cases, clients are told to file their claim in the country where their consignments came from.
DEFICIENCIES IN THE RESOLUTION PROCESS
Audits recently carried out at some postal units reflected bookkeeping deficiencies and inadequacies in their services, explained Cuba Postal Service president, Claribel Hernandez.
In Havana, for example, there’s a deficit of 133 mail deliverers (from a staff of more than 600). At present, she indicated, some of them have to attend three neighborhoods. Sometimes, it’s 7:00 p.m. and they haven’t concluded their deliveries, hence the complaints received for newspapers being delivered late or telephone bills that didn’t arrive on time.
With regard to wiring money via the postal offices, Hernandez said the situation has been assessed based on the population’s complaints of a lack of money at post offices to carry out payments and the endless lines due to the service’s slow pace. She said the situation will improve soon with the installation of 2,000 new computers at the country’s main units, which will facilitate faster and more accurate information on the delivery or return of money wires, and the reasons for their delay.
Hernandez said that a contract is about to be signed with the bank related to the administration of money wires —which move around 44 million pesos (just under 2 million US dollars) each month. Moreover, she said they are putting organizational measures into practice to assure that the post offices have the amount of money necessary to carry out payments.
We’ve defined our problems, stated Hernandez. Some of them require investments, like the repairing of post office units —most of them with a high degree of deterioration—, the improvement of the staff’s labor conditions, and their training needs. Another priority is the restoration of more than 700 mailboxes and the purchasing of a similar amount, as well as the recovering of post office boxes.
Others problems like the lack of stamps at a given unit, are caused by lack of discipline, organization and foresight, and administrators must take responsibility for that.
In conclusion, there’s a series of measures being aimed at reverting the current irregularities in the postal system. Success will depend to a large degree on greater demands for efficiency, and on the ethical behavior of workers and administrators in their respective posts.
Retos mayores para el servicio posta
LOURDES PÉREZ NAVARRO y Raúl López (fotos)
lourdes.p@granma.cip.cu
http://www.granma.cubaweb.cu/2008/02/28/nacional/artic02.html
El tráfico postal en el país creció sostenidamente en los últimos tiempos. Para que se tenga una idea: en el 2007 la cifra de envíos superó en un 47,6% los tramitados en el 2006. Mientras, al cierre del pasado mes de enero, las estadísticas mostraron un aumento del 59% en relación con igual periodo del año anterior.
Diariamente
en la Gerencia de Cambio Internacional se reciben como promedio 160 envíos
expoliados.
Tal incremento encuentra su porqué en medidas adoptadas dentro y fuera del país. De una parte, las restricciones establecidas por la administración de Bush contra Cuba en el 2005; por otra, la puesta en vigor de la Resolución 85/07 del Ministerio de Relaciones Exteriores —creó un espacio mayor a la factura consular— y de normativas jurídicas emitidas por la Aduana General de la República, las cuales permiten la entrada al territorio nacional de medios de cómputo, electrónicos, entre otros artículos.
A esto se suma la cantidad de becarios extranjeros que cursan estudios en la Mayor de las Antillas y de colaboradores cubanos en el exterior, quienes utilizan periódicamente este servicio brindado por la Empresa de Correos de Cuba. Para esta institución constituye un reto el creciente arribo de bultos postales.
La inexistencia de sellos de timbre en las unidades de Correo refleja
desorganización y falta de previsión.
Sin embargo, mensualmente llegan cartas, llamadas telefónicas o mensajes electrónicos que transmiten a nuestro diario quejas relacionadas con estos y otros servicios. Bultos a los que les faltan artículos, correspondencia abierta, entrega tardía de periódicos a los suscriptores, inexistencia de dinero para efectuar pagos de giros¼
GARANTIZAR LA SEGURIDAD POSTAL
Según explicó Eliécer Blanco Prieto, vicepresidente primero de la Empresa, la seguridad postal tiene dos aristas fundamentales: inversiones y factor humano. En relación con la primera, aseguró que trabajan para materializar proyectos dirigidos a ganar en organización tecnológica.
La segunda, subrayó, es esencial. "Hoy evaluamos el tema con AeroVaradero (representante de carga para la actividad postal, con quien tramitamos las reclamaciones a las aerolíneas), TRASVAL (principal transportista de Correos) y con la Aduana Postal (controla el cumplimiento de las regulaciones existentes en esa área), a fin de garantizar que las partes cumplan con sus obligaciones".
En este proceso, precisó, el tránsito final corresponde a Correos, quien asume pérdidas y expoliaciones en el envío postal. Sin embargo, intervienen entes externos; "si no estamos organizados y cada cual no cumple con sus obligaciones, se generan problemas. Esto nos lleva a la adopción de medidas técnico-organizativas".
Entre estas, mencionó la evaluación de los flujos de las terminales aéreas hacia las unidades de Correos, reducir al mínimo posible la estadía de los envíos en estas instalaciones, simplificar procesos aduanales para agilizar la recepción y distribución en las plantas de operaciones, automatizar el proceso y concretar con la Empresa de Ómnibus ASTRO el traslado de carga postal, pues los vehículos que hoy realizan tal actividad resultan insuficientes.
CONTRA EL DELITO POSTAL
Un recorrido realizado por áreas de la Gerencia de Cambio Internacional, oficina encargada de realizar la importación y exportación de los productos comercializados por Correos de Cuba, mostró a Granma las condiciones en que arriba una parte de la carga postal.
Al romper el sellado de origen y abrir una paca, se esparcieron artículos procedentes de dos bultos distintos, cuyos envoltorios venían abiertos. La duda se imponía: ¿qué pertenecía a uno u otro?, ¿faltaba algo?
A pocos metros una trabajadora sellaba un nailon. En su interior una carta, acompañada con un escrito de Correos de Cuba aclarando que esta llegó con problemas al país. Explicó que son múltiples las misivas que reciben abiertas o deterioradas en la Gerencia, a pesar de estar contenidas en valijas portadoras del sello de seguridad.
Para nosotros, afirmó Andrés Echemendía Bermúdez, gerente de la entidad, lo importante no es dónde se produce el delito —en el lugar de origen, en el aeropuerto, durante la transportación o aquí—, sino eliminar ese hecho que enturbia la imagen de Correos de Cuba.
En el 2007 la Gerencia detectó y puso en manos de la Justicia 22 casos delictivos en los que intervinieron 25 trabajadores. En ellos estuvieron involucrados 37 envíos, y solo 17 fueron recuperados.
En ese periodo la Empresa recibió cerca de 5 000 quejas de administraciones extranjeras; en algo más de 400 se comprobó la responsabilidad de la entidad cubana, quien ejecutó la indemnización.
De la población se recepcionaron más de 700, por diferentes motivos: reclamación de bultos, entregas fuera de los términos establecidos y expoliaciones. Estas últimas ocurren esencialmente en el lugar de origen, sobre todo cuando los envíos transitan por un tercer país, lo cual incrementa la manipulación y facilita las sustracciones.
Para cada reclamación, Correos abre un expediente dirigido a delimitar responsabilidades, aplicar medidas disciplinarias e indemnizar, cuando queda comprobada la responsabilidad de la entidad cubana. En otros casos, indican al cliente reclamar al país de origen del envío.
DEFICIENCIAS EN VÍAS DE SOLUCIÓN
Auditorías realizadas recientemente en parte de las unidades de Correos, reflejaron descontrol con el efectivo e insuficiencias en los servicios, explicó Claribel Hernández Baquero, presidenta de la Empresa.
En la capital, por ejemplo, hay un déficit de 133 carteros (de una plantilla de más de 600). Actualmente, precisó, algunos de ellos atienden tres barrios. A veces son las siete de la noche y no han concluido las entregas, de ahí los reclamos de que el periódico lo reciben de noche, la cuenta telefónica no llegó a tiempo¼
En relación con los giros, apuntó, hemos evaluado la situación a partir de quejas de la población por la inexistencia de dinero en los correos para efectuar el pago, y las interminables colas debido a la lentitud en el servicio. En su opinión, esta situación debe mejorar con la instalación próximamente de 2 000 nuevas computadoras en las principales unidades del país, lo que facilitará la información rápida y certera de entregas y devoluciones de giros, y las causas de las demoras.
Informó que está por concretarse un contrato con el Banco relacionado con la administración de las cuentas de giros, las que mueven mensualmente alrededor de 44 millones de pesos. Además, ponen en práctica medidas organizativas para asegurar que los correos tengan el dinero necesario para efectuar los pagos correspondientes.
Tenemos delimitados nuestros problemas, puntualizó Hernández Baquero. Algunos requieren inversiones, como la reparación de las unidades de correos —la mayoría con gran deterioro constructivo—, el mejoramiento de las condiciones de trabajo del personal y su necesaria capacitación. También la restauración de más de 700 buzones y la compra de una cifra similar y el rescate de los apartados postales.
Otros, como la falta de sellos de timbre en una unidad, encuentran sus causas en la falta de disciplina, organización y previsión, y de ello responde la administración.
Como se aprecia existe un conjunto de medidas encaminadas a revertir las irregularidades hoy presentes en el sistema de correos. El éxito del empeño dependerá del mayor grado de exigencia que se imponga, y del comportamiento ético de los trabajadores y las administraciones en sus funciones.